La FAQ de l’organisateur

Réponses aux questions courantes des organisateurs
Questions générales

Pensez à parcourir les actualités, chaque nouvelle fonction est annoncée avec un petit résumé sur son utilisation.
Vous pouvez aussi utiliser le bouton de recherche si vous cherchez de l’information sur un thème précis.
Ci-dessous, enfin, quelques questions courantes et leurs réponses.

Comment sont stoppées les inscriptions lorsqu'on arrive à la date de fermeture ou au nombre maximum admis de participants ?

Ce comportement est automatique. Si le nombre de participants est atteint avant la date de fin des inscriptions, les inscriptions sont bloquées automatiquement. Le site prévient alors les visiteurs. L’envoi de justificatifs (certificats médicaux, licences, autorisations parentales…) reste alors possible, jusqu’à une autre date choisie par l’organisateur.

Pourquoi faut-il choisir une date limite d'envoi des justificatifs ?

Cette date sera choisie afin d’éviter les envois de justificatifs au dernier moment et qui serait potentiellement impossible à valider le jour de la course, par exemple. Ceci dit, cette date est libre et il est donc possible de la fixer à la veille ou au jour de l’événement.

Comment se passe l'échange de données avec le chronométreur afin de préparer les puces, les dossards etc ?

L’espace de l’organisateur propose une fonction d’export au format Excel (CSV), LOGICA (utilisé par le logiciel de la FFA) et GMCAP de tous les dossiers.
Le fichier Excel reprend l’intégralité des données des participants et permet d’être retravaillé au besoin par l’organisateur (pour publier les listes de retrait de dossards par exemple).
Les formats LOGICA et GMCAP reprennent les informations nécessaires pour ces outils respectifs.

Zooms sur certaines fonctions

Inscription de clubs, pas de carte bleue ? à quoi sert le paiement anticipé d'un dossier ?

Voyez d’abord la question vu du point de vue du coureur/club dans la FAQ coureur, ici.
Côté organisateur, il faut savoir que l’inscription d’un club déclenche automatiquement un mail à l’organisateur si le dossier n’est pas réglé en CB dans la foulée de sa création. Généralement, les clubs locaux, tout au moins, sont connus et l’organisateur peut alors décider d’accepter un paiement anticipé et donc de réserver effectivement les places pour ce club, dans l’attente du paiement définitif. Sinon il suffit de rentrer en contact avec eux, s’ils ne l’ont pas déjà fait, pour convenir d’un mode de paiement.
Une fois le dossier marqué « payé en attente de réception du paiement », le responsable de l’inscription du club est mis au courant par mail automatique et peut alors envoyer les certificats / licences de ses coureurs, en une ou plusieurs fois.
Il ne restera qu’à retourner sur le dossier pour pointer la réception effective du paiement.

A quoi servent les «réservations» ?

Les « réservations » permettent de bloquer des places sans connaître à l’avance le minimum d’information pour remplir un dossier (ie, les noms des participants). Ces réservations génèrent une adresse web particulière, à confier au demandeur, et permettant de renseigner un dossier quel que soit l’état des inscriptions. Chaque clef de réservation s’accompagne d’une date de fin de validité à choisir par l’organisateur.
Le but de ce système est de bloquer les places à l’avance et d’éviter un potentiel jeu de yoyo avec le compteur des inscrits.
Les réservations peuvent être marquées comme gratuites, ce sont alors des invitations, le dossier sera validé automatiquement sans paiement.

Je dois garder tous les justificatifs des participants, comment faire ?

Dans l’heure qui suit la fermeture des inscriptions (plus particulièrement la date/heure choisie comme date limite d’envoi des justificatifs), l’organisateur reçoit automatiquement un mail lui indiquant où récupérer une archive contenant tous les justificatifs (pdf, jpg…).

Que faire des dossiers «brouillon» (ie, non payés) qui trainent dans le temps

Ces dossiers sont en effet non payés, donc l’inscription n’est pas prise en compte. Le nombre de ces dossiers est montré à l’organisateur sur l’écran principal du back-office. Ils servent à l’alerter éventuellement sur certains cas :
– La personne qui n’avait pas sa CB, qui devait revenir finaliser plus tard et qui a peut-être oublié ; en attendant il n’est pas inscrit
– La personne qui n’a rien compris et pas lu les mails lors de la création du dossier. Même chose, il n’est pas inscrit.
– Enfin, quelqu’un qui s’est inscrit 2 fois (ça arrive), mais n’a payé qu’un dossier (pour lui tout va bien à priori).
Il est prudent, à l’approche de la course ou de sa fermeture automatique du fait du quota de coureurs atteint, de les contacter par l’outil de mailing en expliquant que le coureur n’est peut-être pas inscrit (attention à ceux qui se sont inscrits 2 fois). Dans tous les cas, de contrôler leur inscription avec l’outil « Suis-je inscrit » sur le site d’inscription de l’évènement

Pourquoi les dossiers annulés/remboursés restent-ils présents ?

Lorsque l’organisateur annule (ou note comme « remboursé ») un dossier, la personne concernée sort de la liste des inscrits (si le dossier était payé), mais le dossier reste visible (en tant que annulé/remboursé) dans l’outil. Il y a quelques point à souligner :
– Le dossier reste visible pour garder une trace ; il sera disponible dans la liste des inscrits (lorsqu’on choisit la liste contenant en plus les dossiers non finalisés)
– Le compteur d’inscrits ne redescend pas, ceci afin d’éviter un potentiel effet de réouverture automatique d’un site d’inscription qui serait fermé. Celà pourrait avoir d’importantes conséquences, par exemple dans le cas d’une course très prisée pour laquelle l’organisateur a annoncé être complet. Libérer une place pourrait donc rouvrir le site automatiquement. L’organisateur, lui, sait parfaitement où il en est et peut éventuellement recourir aux réservations/invitations pour dépasser la limite d’inscrits en connaissance de cause.
– Les dossiers annulés/remboursés ne sont pas pris en compte par l’outil de mailing lorsqu’on cible la « population des dossiers brouillons ». En effet, certains participants font parfois 2 dossiers (par exemple en n’ayant pas de quoi régler le dossier sur le moment et en en recréant un deuxième à un autre moment, au lieu de reprendre simplement le paiement du premier dossier). Dans pareil cas, un mailing sur les dossiers non réglés concernera ce participant qui potentiellement s’inquiètera d’avoir une relance annonçant qu’il n’a pas réglé – alors que son autre dossier est OK. Si le dossier est annulé avant, plus d’inquiétude.

Le remboursement d'un dossier ne déclenche aucun retour d'argent au participant

En effet, les fonds étant retournés régulièrement entre « onsinscrit.com » et l’organisateur, il se peut que ce soit à l’organisateur de rembourser le participant directement.
Si ce n’est pas le cas, il faut contacter « onsinscrit.com » pour demander le remboursement. Celui-ci ne peut être automatique, par sécurité d’abord, mais aussi car suivant le type de carte bleue utilisée, il est parfois impossible de recréditer la carte (e-carte bleue, carte qui vient d’expirer entre temps etc).

Comment numéroter les dossards avant de récupérer la liste des inscrits ?

Un outil de numérotation automatique des dossards permet de ne se soucier de rien pour la plupart des cas (cf. article sur le sujet ici). En plus de ça, un outil d’affectation manuelle des numéros à partir d’un fichier excel, extrait de la liste des inscrits, est disponible.
Enfin, si votre logiciel de chronométrage le permet, l’affectation peut-être faite après coup depuis celui-ci.

J'ai un partenaire / sponsor / ami à inviter, comment faire pour qu'il n'ait pas à payer ?

Vous avez deux solutions :
1) Si la personne a déjà fait un dossier mais n’a pas payé, alors vous allez sur le dossier dans l’espace organisateur et vous choisissez « forcer le paiement manuellement », vous mettez un montant nul. Le fait de mettre un montant nul fait que ce dossier sort de la comptabilité, il ne coûte rien, au coureur bien évidemment, mais à l’organisateur non plus.
2) Si vous voulez préparer à l’avance une invitation, vous lui créez une « réservation » (cf. question plus haut) depuis l’espace organisateur, et vous cochez la case « gratuit » accompagnant la demande de réservation. Vous passez à la personne le lien web particulier ainsi obtenu (il contient une clef qui permet à celui qui l’utilise de s’inscrire une fois sans payer), même si les inscriptions sont fermées.
La réservation peut être valable pour X personnes, à inscrire à la fois

Comment proposer du covoiturage ?

Par défaut, onsinscrit.com propose du covoiturage sur votre évènement via un (ou plusieurs) partenariats avec des spécialistes du covoiturage sur évènements sportifs.
Il s’agit de services tiers, totalement optionnels et déliés du processus d’inscription à l’évènement (et non gérés par onsinscrit.com). Ces services ont un coût (en général pour le covoituré) et les participants devront se référer aux Conditions Générales du Tiers en question.
Toujours est-il qu’il peut être pratique, agréable et enrichissant pour vos participants de les inciter à covoiturer, rien que pour simplifier la logistique des parkings de votre côté !
Au besoin, le bouton de suggestion de covoiturage est désactivable sur votre site d’inscription.