Fonctions principales pour l’organisateur

Quelques fonctions majeures uniques !

Ces fonctions ne concerneront pas tous les organisateurs mais sont uniques, pratiques, voire indispensables !

Réservations de places / invitations

Système de réservations
Un système de réservation de places permet d’assurer des places, quel que soit l’état des inscriptions.
Celui-ci permet de bloquer par anticipation des places pour, par exemple, des clubs qui s’inscriront sur le tard, ou à l’inverse, accorder des places une fois les inscriptions bouclées officiellement (invitation des partenaires, retardataires etc).
Grâce à ce même outil, il est possible de créer des « jetons » de réservations gratuites. Pratique pour les partenaires et autres invités sur l’événement.

Système de gestion de forte affluence / file d'attente

Banzaïïïïïï

Banzaïïïïïï

Pour les organisateurs dont les places partent en quelques heures, « onsinscrit.com » dispose d’un outil unique de détection d’affluence, permettant d’éviter les débordements et de donner une chance à tout le monde. Toutes les informations ici.

Fonctions et paramètres principaux

Le système « onsinscrit.com » crée un site d’inscription propre à chaque évènement, l’organisateur le personnalisera en fournissant le flyer/logo (et bien d’autres éléments de personnalisation s’il le souhaite), les informations basiques de l’événement (date, choix d’options à faire par le participant…) et les informations de contact. Mais l’organisateur définit aussi toutes les règles concernant son évènement, tout ce qu’il veut voir apparaître ou être contrôlé lors d’une inscription. Voici les principaux points notables.

Date d'ouverture / fermeture automatique des inscriptions

Le site bloquera les inscriptions automatiquement suivant ces critères de date, ou lorsque le quota d’inscrits est atteint.
Il est possible de définir un laps de temps ensuite où seuls les envois de pièces justificatives peuvent continuer (certificats médicaux pour les évènements sportifs, licences, autorisations parentales ou tout autre…).

Des e-mails à chaque étape !

Toutes les actions, que ce soit lors de la création d’une inscription ou suite à une action de l’organisateur affectant un dossier d’inscription, déclenchent des envois de mails aux intéressés afin de les tenir informés de l’évolution de leur dossier.

Contrôle des saisies, e-mails erronés etc

A chaque niveau du dossier d’inscription un contrôle strict sur les données saisies permet de limiter les erreurs et d’uniformiser les données (majuscules, format de date…).

De même, l’e-mail saisi pour un dossier est contrôlé en cas d’erreur (retour d’anomalie de mails) et l’organisateur est prévenu par mail, avec quelques préconisations pour corriger l’erreur. Si en effet il n’est pas nécessaire de « créer un compte » sur «onsinscrit.com» pour pouvoir s’inscrire, afin d’aller le plus simplement au but, un risque dans la saisie des e-mails est possible. Grâce à ce système, les éventuelles erreurs sont rattrapées.

Pas de souci de caractères accentués (le 21è siècle étant démarré depuis pas mal de temps déjà, même si certains sites ont toujours du mal avec cela apparemment…).

Enfin, pour limiter un risque classique au jour de votre événement, par exemple une inversion de nom et prénom et une personne qui ne se trouve pas sur les listes de participants, « onsinscrit.com » intègre automatiquement un système unique de détection d’inversion de nom/prénom, de mauvais sexe (rapport au prénom) ou de prénom inconnu (mal orthographié potentiellement) et tente de prévenir le participant au moment où il crée son dossier, sans pour autant le bloquer, tant il est difficile d’être exhaustif et sans faille sur l’existence des prénoms et la mixité de ceux-ci – on en découvre tous les jours. Les données utilisées par onsinscrit.com à ce niveau sont assez complètes, avec des listes de prénoms de beaucoup de pays et mises à jour lorsqu’il y a manifestement encore quelque chose à apprendre sur l’existence d’un prénom, une variante d’orthographe ou la mixité d’un prénom. La base contient plusieurs dizaines de milliers prénoms !

Rechercher un évènement sur «onsinscrit.com» ?

Le site www.onsinscrit.com dispose d’un moteur de recherche performant pour aider les participants à trouver la page d’inscription (et les résultats pour les évènements sportifs) de leur évènement sur «onsinscrit.com».

Envoi de pièces justificatives sur un dossier (certificats, licences...)

L’organisateur fixe une date maximale pour l’envoi des justificatifs (certificats, licences, autorisations parentales… ou tout autre type de pièce pour les évènements non sportifs – justificatif de domicile, CNI) indépendante de la fin des inscriptions, afin de permettre aux participants déjà inscrits de compléter leur dossier un peu sur le tard. Pratique pour les événements ouvrant ses inscriptions très en avance, par exemple, alors que tout le monde n’a pas encore les justificatifs valides demandés.

Acceptation du règlement

L’organisateur publie son propre règlement et le participant doit l’accepter pour démarrer son inscription.
Le règlement peut être présenté soit en PDF directement lisible en ligne, soit au format HTML.
Même la phrase accompagnant le bouton d’acceptation du règlement peut être personnalisée !

Relecture / validation par lots des justificatifs (certificats...)

Validation de justicatifs en masseLa validation des justificatifs (certificats médicaux, licences, autorisations parentales…) en masse est une fonction puissante qui vous permet de consulter / accepter / refuser en un coup d’oeil les justificatifs des participants. Les documents sont affichés directement à l’écran. Fini les relectures fastidieuses… Un gain de temps appréciable !
Comme d’habitude, les acceptations / refus des justificatifs génèrent des e-mails envoyés instantanément aux participants afin de les prévenir de l’état de leurs dossiers.
L’organisateur peut même préciser, pour un mail de refus, un message spécifique expliquant son choix.

Critères d'âge

L’organisateur spécifie les âges tolérés sur son événement, éventuellement en différenciant parmi les choix de formules / distances. Un contrôle automatique est réalisé garantissant ainsi la qualité des inscriptions.

Pré-inscriptions

La plateforme «onsinscrit.com» permet de définir une phase de pré-inscription, par exemple pour évaluer l’engouement d’un événement naissant. Plus d’informations ici.

Contrôle du genre / mixité d'une équipe

La restriction d’évènements sportifs à un genre seulement (homme ou femme) est possible. Pour les équipes, il est aussi possible de contrôler la mixité ou non des équipes – et particulièrement pour une course en relais, la mixité rapportée au nombre d’étapes – pour un ekiden par exemple !

Label FFA, contrôle automatique des licences

Label FFALa plateforme ONSINSCRIT.COM est interfacée avec la Fédération Française d’Athlétisme. Ainsi, lorsqu’un numéro de licence FFA est entré sur un dossier, les informations sont contrôlées afin de rectifier les informations de club (simplifier aussi la publication de résultats sur le site FFA) et aussi dans le but de valider automatiquement, selon les cas, les obligations médicales via la licence.
L’organisateur a d’autant moins de document à relire / valider, un gain de temps appréciable !.

Attention, la FFA précise que la règlementation sportive en vigueur n’oblige pas l’organisateur à avoir une copie d’une licence (à fortiori si elle est validée automatiquement par la plateforme d’inscription) mais se doit de ne délivrer le dossard pour la participation à une course que sur présentation d’un justificatif médical en règle (à priori la licence utilisée à l’inscription).

Liste des inscrits

L’extraction de la liste des inscrits est possible sous différents formats : Excel, et pour les évènements sportifs : LOGICA (logiciel de la FFA) ou GMCAP (avec une interface complètement automatisée).
La liste des inscrits fait partie des modules qui peuvent être publiés en live sur le site de l’organisateur (cf. plus bas).

Recherche et modification de dossiers d'inscription, échanges de dossards

Un outil de recherche multi-critères permet de consulter et modifier ses dossiers selon leur état. Cela va de la correction d’une simple erreur ou d’un choix d’option à rectifier, jusqu’à l’échange de dossards, le rattachement d’un justificatif (certificat…) reçu par mail, par exemple.

Vue synthétique «live» des inscriptions


Vue d'ensemble
Un tableau de suivi en live, clair et complet, vous permet de voir rapidement les derniers dossiers (ou tous, ou d’en rechercher) et de déclencher quelques actions ciblées, directement (envoi de mail, validation de paiement, réception de paiement, relecture/rattachement de certificat, modification du dossier…).

Paiements hors Carte Bancaire

La gestion de paiements hors CB (si l’organisateur le décide), pour les clubs notamment (voir ici et ici) est possible. Les dossiers sont alors pointés à la main. La validation de paiements alternatifs est un plus notamment pour certains clubs.
Un outil permet d’assurer un contrôle sur le pointage des réceptions de ces paiements, qu’ils soient faits par «onsinscrit.com» ou par l’organisateur (les deux sont possibles).

Paiements en X fois

Pour les évènements aux montants élevés (adhésions à des sections culturelles et sportives, séminaires, congrès etc), il est possible de mettre en place un paiement en N fois (le nombre maximum accepté et la date de dernier paiement sont définis par l’organisateur). Le participant est alors libre de choisir son nombre de paiement (tant que cela respecte les critères de l’organisateur) et celui-ci est relancé à chaque échéance de paiement, avec un lien direct de paiement.
L’organisateur a, de son côté, un outil de suivi des paiements morcelés. Il peut aussi relancer les retardataires simplement.

Affectation de dossards (automatique ou non), dossards préférentiels

L’affectation de dossards aux participants se fait soit automatiquement en définissant des règles (suivant les distances, sexes, mixité d’équipe…. cf. l’article ici sur ce sujet), soit à la main par lots depuis un fichier Excel, soit unitairement lorsque l’organisateur veut simplement forcer quelques numéros de dossards préférentiels. Ceux-ci ressortent dans les listes d’inscrits pour le chronométreur.
Le module de publication « live » de la liste des inscrits sur le site de l’organisateur (cf. plus bas) permet de reprendre – ou non – les numéros de dossards affectés. Cela peut s’avérer très pratique à l’approche de l’événement et du retrait des dossards.
(si votre outil de chronométrage le permet, il est aussi possible de définir les numéros de dossards hors de onsinscrit.com après clôture des inscriptions).

Mailings ciblés aux participants

Planifiez vos envois de mailins ciblés !

Planifiez vos envois de mailins ciblés !

Un système de mailings et de suivi de mailings est disponible afin de contacter vos participants, en ciblant une population selon plusieurs critères. Ainsi peu importe du nombre d’inscrits et de l’état des dossiers, vous ciblez en un clic une population et rédigez un mail. Le mailing (ou les mailings) peut être planifié pour partir à une date / heure donnée, avec une certaine mise en page, des photos etc.
De quoi anticiper vos communications, vos relances, passages de consignes de courses etc.

Publication des résultats

screenshotresultats
Pour les évènements sportifs, la publication des résultats est une fonction pratique qui vous permettra d’indiquer un lien unique (ou un par distance/formule de votre événement) à vos participants. Le tableau ainsi obtenu peut d’une part être intégré sur le site web de l’organisateur directement et d’autre part, permet aux participants de filtrer selon leur nom, nom de club, d’obtenir des classements scratch, par catégorie, par distance etc. Le tout automatiquement !
Cerise sur le gâteau, la publication de résultats avec le logiciel GMCAP (et ses dérivés GMDAG, GMIPICO…) permettent de publier les résultats partiels EN LIVE, pendant l’épreuve !

Choix d'options pour compléter le formulaire d'inscription

Exemple d'options
La plateforme «onsinscrit.com» permet de définir n’importe quel type d’option à choisir lors de l’inscription, impactant ou non le prix du dossier du coureur, d’un club, ou d’une équipe. Par exemple : réduction suivant l’âge du coureur, réservation d’un ou plusieurs repas, navettes, choix d’une taille de t-shirt récompense, deuxième carte CO pour une équipe, codes de réduction etc.
A noter qu’il peut exister des relations ou des conditions dans le choix des options.
Ne pas hésiter à faire un tour du côté des actus du site, certaines options apparaissent avec le temps, souvent suite à des demandes pertinentes d’organisateurs.

Prix variable dans le temps et/ou selon l'âge

Il est possible de définir pour chaque inscription des modulations de tarifs selon les âges et/ou les dates d’inscriptions, que ce soit à la hausse ou à la baisse. Pour chaque cas, plusieurs dates peuvent être définies.

Autres outils concernant des remises pour les participants

Entre le système de réservation, les invitations, des codes de réduction, des remises sur les inscriptions groupées, vous avez l’embarras du choix pour définir quelques variations de tarifs selon vos envies. Un petit tour d’horizon ici.

Equipe à taille variable, avec ou sans différence de prix

Les courses par équipe peuvent avoir un nombre de participants variables, et ce avec ou sans impact sur le prix. Là encore, cette option est cumulative avec les autres options définies sur l’événement.

Course en relais type ekiden et taille d'équipe variable

Les courses en relais peuvent avoir un nombre de participants inférieur au nombre de relais, il sera alors demandé, dans le formulaire d’inscription, de préciser la/les étape(s) de chaque coureur. Voir plus d’infos ici.

Paramétrages visuels

Sur «onsinscrit.com», un site d’inscription est l’espace propre de l’organisateur. Ce dernier peut le personnaliser pour le rendre cohérent avec son propre site de l’événement.

Flyer (affiche), bandeau et autres éléments visuels

Côté design, il est possible de fournir un bandeau de haut de site en remplacement de celui standard, une image de fond et même de personnaliser la couleur des boutons pour reprendre la thématique graphique de l’organisateur !
Quelques exemples ici.

Sponsors et partenaires de l'organisateur !

Les sponsors
Les sponsors de l’organisateur peuvent être affichés sur le site d’inscription. Leurs logos tournent en boucle.
Cette visibilité accrue pour les sponsors sera un argument de plus pour les convaincre.
Pas de pollution visuelle avec des publicités inappropriées, hors-sujet ou concurrentes.

Modules pour le site de l'organisateur

Plusieurs modules sont intégrables directement sur le site Internet de l’organisateur afin de répondre à des demandes récurrentes des coureurs et des organisateurs.
Il suffit de recopier une ligne de code HTML pour intégrer ces modules. Celles-ci sont décrites dans l’espace organisateur et sont à la portée de n’importe quel webmaster.
Ces modules peuvent être activés/désactivés par l’organisateur.

Vérifier son inscription

Module Vérifier son inscription
Module Vérifier son inscription - réponse
Un module « Vérifier son inscription » permettant de vérifier l’état de son inscription (paiement et statut du certificat, et éventuellement les options choisies) ou de celles des membres de son club (dans le cas d’une inscription groupée) ou de son équipe.

Liste des [derniers] inscrits

Module Liste des inscrits
Un module « Liste des derniers inscrits » et un autre « Liste de tous les inscrits », désactivables au besoin – choix de l’organisateur pour confidentialité. Ces listes sont dynamiques, plus besoin de les mettre à jour sur le site de l’organisateur. Elles peuvent faire apparaître les numéros de dossards si l’organisateur les a affectés. Pratique pour accélérer le retrait des dossards le jour J !
Ce module contient un moteur de recherche / filtrage permettant aux uns et aux autres de voir si les copains participent !

On peut y inclure l’information concernant les numéros de dossards affectés.

Compteur du nombre d'inscrits

Un compteur temps réel du nombre d’inscrits peut être repris sur le site de l’organisateur. Il peut annoncer le nombre d’inscrits, de places restantes ou les deux à la fois.

Divers

Comptabilité

Vous pouvez suivre (et extraire) le rapprochement entre l’état des dossiers et le paiement effectif de ceux-ci.
Les retours des fonds collectés pour l’organisateur sont fait périodiquement (définis ensemble) et s’accompagnent des documents comptables permettant de contrôler et tracer l’origine des paiements.

Statistiques

L’espace organisateur fournit un large panel de statistiques sur l’état et le rythme des inscriptions. Voici quelques extraits de graphiques :

Archive des justificatifs (certifs...)

Une fois les inscriptions terminées et dans l’heure qui suit la date max d’envoi des justificatifs (licences, certificats, autorisations parentales etc…), l’organisateur reçoit un lien par mail lui permettant de récupérer l’intégralité des justificatifs envoyés par les participants. D’une part car il doit généralement les conserver légalement, d’autre part pour les avoir à portée le jour de l’évènement pour analyser d’éventuels litiges.