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Gérer ses inscriptions en ligne efficacement !
4
Sep

Inscriptions sur place

Principe des inscriptions sur place

Un module d’inscription sur place (pour l’instant sans paiement CB, donc paiement direct à l’organisateur) permet à l’organisateur de gérer informatiquement ses inscriptions, une fois les inscriptions web classiques fermées. Elles se passent au moyen d’une adresse web d’inscription temporaire et secrète afin de laisser le contrôle des inscriptions sur place à l’organisateur.

Le formulaire d’inscription sur place reprend le formulaire spécifique de l’événement, sans les options devenues inutiles à ce moment là (repas, navette etc, qui n’ont plus de sens le jour J). Les informations de choix de formule / distance demeurent.

Le but in fine est de récupérer les inscrits directement dans le fichier des inscrits

(ou automatiquement par l’interface GMCAP ou LOGICA, s’il s’agit d’une course) et d’éviter ainsi les bulletins papiers difficilement déchiffrables et les saisies de dernière minute alors que le chrono démarre.

Déroulement pratique

Cas où l’organisateur saisit lui-même

Il faut s’assurer d’avoir du réseau mobile ou un accès web quelconque à l’endroit des inscriptions.
L’organisateur peut conserver l’adresse d’inscription pour lui, il centralise les inscriptions sur tablette, téléphone ou ordinateur.
Un schéma classique de déroulement dans ce cas là est :

  • un coureur se présente, paye et présente son justificatif médical / licence
  • il se voit affecter un dossard
  • l’organisateur remplit le dossier en ligne avec le numéro de dossard affecté

Cela nécessite de prévoir et briefer le bon nombre de personnes sur ces tâches (paiement, contrôle licence, affectation dossard).

Cas où l’organisateur laisse la main aux coureurs

Le déroulement est similaire, mais l’organisateur peut laisser la main aux coureurs – soit équipés de leur téléphone, soit grâce à des tablettes ou ordinateurs prévus sur place.
Il faut quand même contrôler en amont la phase paiement / contrôle justificatif / affectation du dossard. Ensuite c’est le coureur qui saisit ses informations de manière autonome.
L’adresse temporaire des inscriptions sur place est donnée à l’avance dans l’espace organisateur (dès lors qu’un créneau d’inscription sur place est défini), et un QR-code permet d’imprimer ce code en grand, les coureurs munis de téléphones se feront une joie de dérouler l’inscription eux-mêmes.

Remarques

Il est possible de définir des plages d’ouverture de ce service sur plusieurs jours (retrait de dossards la veille…).
L’organisateur a en permanence un tableau de suivi des dossiers « sur place » saisis.
Cette fonctionnalité ne coûte rien tant qu’il s’agit de paiement direct à l’organisateur (donc hors paiement CB – fonction à venir pour les inscriptions sur place).
Il n’y a pas de phase d’envoi du justificatif médical / licence, donc l’organisateur doit conserver une copie.
Suivant l’affluence sur place et les moyens informatiques de saisie (un seul ordinateur ? plusieurs ?), des bulletins papiers peuvent demeurer nécessaire pour ne pas engorger les inscriptions sur place.
Enfin, il est conseillé d’en parler avant à onsinscrit.com afin de ne pas découvrir l’ensemble du procédé le jour même, dans le rush. Et de tester par exemple en s’ouvrant les inscriptions sur place temporairement pour tester.