Dernières actualités

Voici les dernières actualités de «onsinscrit.com» : nouvelles fonctionnalités pour le coureur et l’organisateur, ou d’autres événements remarquables.

N’hésitez pas à les consulter sur un sujet donné, elles donnent aussi le mode d’emploi.

Point sur la règlementation : certificats et licences sportives

Licences, certifs : le point

Point sur la règlementation : certificats et licences sportives

Les règles concernant la validité des certificats et licences sportives publiées dans le « Manuel Pratique de L’Organisateur » que propose la FFA sont issues d’une part des autorités gouvernementales et sont d’autre part parfois de simples compléments ajoutés par la FFA. Il n’en reste pas moins que la partie sur les « obligations quant au certificat médical » est commune à tous.
La lecture de ce document (exemplaire 2017/2018 ici, cf. pages 6 et 7) est recommandée pour tous et explique de façon claire ce qu’il en est. En effet, en cette rentrée, de mauvaises informations sont véhiculées et parfois par les professionnels de santé.
En résumé :

  • Un certificat médical comme justificatif ne reste valable qu’un an à date de l’évènement.
  • Un certificat médical est valable 3 ans dans le cadre d’un renouvellement de licence et si le questionnaire médical de la fédération qui l’accompagne autorise bien le renouvellement.
  • La mention « course à pied » ou « athlétisme » disparait au profit d’une mention « sport ».
  • La mention « en compétition » demeure nécessaire.
  • La FFA autorise les licences des fédérations sportives reconnues par l’Etat (liste ici). Attention à l’exception UNSS et UGSEL décrite dans le manuel dans un contexte particulier.
  • Les certificats rédigés en langue étrangères peuvent être acceptés si l’organisateur est apte à les comprendre. Il peut demander une traduction au coureur sinon. Ce certificat doit quand même respecter les règles françaises (mentions, dates…).
  • Attention : toute licence ne dispense pas de présenter un certificat médical : exemple une licence de type « encadrant » à la FFA ne justifie rien médicalement. Bien se référer à chaque fédération en cas de doute.

Attention aussi à ne pas tenter de faire passer un évènement pour ce qu’il n’est pas. S’il y a chronométrage, podium, remise de prix etc, l’évènement est une compétition.
Tous les autres documents pour la FFA sont disponibles ici.

Extrait des pages FFA concernant les certificats et licences

Ci-dessous une copie du Manuel Pratique de L’Organisateur (disponible en intégralité ici), la partie concernant les certificats et licences.

Contrôle automatique des licences

Label FFA

Label FFA

Contrôle automatique des licences

La plateforme ONSINSCRIT.COM est labellisée FFA et la FFTRI et possède des interfaces automatiques avec ces fédérations afin de valider les licences des participants (qui s’inscrivent à des événements référencés dans ces fédérations).

Les objectifs de ces interfaces sont multiples :

  • Faciliter l’inscription du coureur :
    Celui-ci renseigne son dossier, dont le numéro de licence.
    Un contrôle automatique confirme quasi immédiatement les informations du licencié. Suivant les informations trouvées, le coureur est mis au courant par mail de l’évolution automatique de son dossier. D’abord vis-à-vis du besoin ou non de présenter un justificatif médical (suivant le type de licence). Ensuite, suivant la date de l’événement, sa proximité dans le temps et la période de l’année (période de renouvellements des adhésions en club par exemple), la plateforme décide au mieux de surveiller régulièrement la mise à jour de cette licence ou non jusqu’à une date proche de l’évènement.
    Le processus est asynchrone pour des raisons de performance et afin d’éviter une relative lenteur lors de la saisie/contrôle d’un dossier en cours de saisie. Cependant, ce contrôle intervient dans la minute qui suit la création du dossier.
  • FFTRI

    FFTRI

  • Pour l’organisateur : le contrôle automatique des licences FFA et FFTRI réduit d’autant le nombre de dossiers à valider au niveau des justificatifs, un gain de temps appréciable pour les bénévoles de l’organisation.
    Le type de licence, ainsi que le nom officiel (et numéro) du club sont remontés, afin de préparer au mieux le travail du chronométreur et la publication efficace de résultats auprès des fédérations respectives.

Je dois présenter ma licence ou pas ?

Attention, ces fédérations précisent que la règlementation sportive en vigueur n’oblige pas l’organisateur à avoir une copie d’une licence (à fortiori si elle est validée automatiquement par la plateforme d’inscription, le document n’étant pas physiquement rattaché au dossier) mais se doit de ne délivrer le dossard pour la participation à une course que sur présentation d’un justificatif médical en règle (à priori la licence utilisée à l’inscription).
ONSINSCRIT.COM garantit la validité d’une licence (l’information est clairement annoncée dans la liste des inscrits sous ses différents formats) selon les informations retournées par le contrôle automatique. Si l’organisateur a un besoin exceptionnel de produire une copie de licence validée automatiquement, chaque fédération est en mesure de lui fournir directement.

Et les autres fédés ?

Les licences d’autres fédérations ne sont donc pas reconnues (pour l’instant !) et l’ajout d’un justificatif médical (certificat valide ou autre licence valide) reste nécessaire. Le participant devra donc le joindre à son dossier après paiement. L’information de licence saisie par le coureur demeurera sur le dossier d’inscription quand même.

Pour l’heure, il n’y a pas d’interface avec les autres fédérations. Si vous possédez les contacts adéquats, n’hésitez pas à en parler à ONSINSCRIT.COM qui se fera un plaisir d’entreprendre la mise en place de contrôle automatique de licences autres que FFA/FFTRI.

Point sur la règlementation

Cet article fait le point sur les règles en matière de certificats et licences pour 2017/2018, suite aux informations parfois inexactes que véhicule tout un chacun à propos des fédérations « généralistes », des certificats (NON valables!) 3 ans (uniquement pour un renouvellement de licence !) et des mentions sur ce dernier. Cet article parle essentiellement de la FFA, mais l’essentiel provient du code du sport et s’applique à tous.

Voir le reste des fonctionnalités principales pour l’organisateur ici, pour le participant ici.

Paiements CB en X fois

Paiement en X fois

Paiement CB en X fois : pour qui ?

Pour les adhésions aux clubs, dont les montants grimpent assez vite, il est indispensable de pouvoir proposer un paiement en X fois à l’adhérent. Avec « onsinscrit.com », il ne s’agit pas d’un paiement en 3 fois avec empreinte de carte bleue, ce qui impliquerait de payer obligatoirement en 3 fois et 3 mois de suite, mais bien d’un nombre d’échéances modulable, avec toutefois des limitations fixées l’organisateur / l’association.
Ce système de paiements multiples peut aussi être proposé pour des événements (sportifs ou autre) dont les montants sont élevés.
Les classiques paiements en 3 fois posent des limitations (suite…)

Inscriptions sur place

Principe des inscriptions sur place

Un module d’inscription sur place (pour l’instant sans paiement CB, donc paiement direct à l’organisateur) permet à l’organisateur de gérer informatiquement ses inscriptions, une fois les inscriptions web classiques fermées. Elles se passent au moyen d’une adresse web d’inscription temporaire et secrète afin de laisser le contrôle des inscriptions sur place à l’organisateur.

Le formulaire d’inscription sur place reprend le formulaire spécifique de l’événement, sans les options devenues inutiles à ce moment là (repas, navette etc, qui n’ont plus de sens le jour J). Les informations de choix de formule / distance demeurent.

Le but in fine est de récupérer les inscrits directement dans le fichier des inscrits (ou automatiquement par l’interface GMCAP ou LOGICA, s’il s’agit d’une course) et d’éviter ainsi les bulletins papiers difficilement déchiffrables et les saisies de dernière minute alors que le chrono démarre.

Déroulement pratique

Cas où l’organisateur saisit lui-même

Il faut s’assurer d’avoir du réseau mobile ou un accès web quelconque à l’endroit des inscriptions.
L’organisateur peut conserver l’adresse d’inscription pour lui, il centralise les inscriptions sur tablette, téléphone ou ordinateur.
Un schéma classique de déroulement dans ce cas là est :

  • un coureur se présente, paye et présente son justificatif médical / licence
  • il se voit affecter un dossard
  • l’organisateur remplit le dossier en ligne avec le numéro de dossard affecté

Cela nécessite de prévoir et briefer le bon nombre de personnes sur ces tâches (paiement, contrôle licence, affectation dossard).

Cas où l’organisateur laisse la main aux coureurs

Le déroulement est similaire, mais l’organisateur peut laisser la main aux coureurs – soit équipés de leur téléphone, soit grâce à des tablettes ou ordinateurs prévus sur place.
Il faut quand même contrôler en amont la phase paiement / contrôle justificatif / affectation du dossard. Ensuite c’est le coureur qui saisit ses informations de manière autonome.
L’adresse temporaire des inscriptions sur place est donnée à l’avance dans l’espace organisateur (dès lors qu’un créneau d’inscription sur place est défini), et un QR-code permet d’imprimer ce code en grand, les coureurs munis de téléphones se feront une joie de dérouler l’inscription eux-mêmes.

Remarques

Il est possible de définir des plages d’ouverture de ce service sur plusieurs jours (retrait de dossards la veille…).
L’organisateur a en permanence un tableau de suivi des dossiers « sur place » saisis.
Cette fonctionnalité ne coûte rien tant qu’il s’agit de paiement direct à l’organisateur (donc hors paiement CB – fonction à venir pour les inscriptions sur place).
Il n’y a pas de phase d’envoi du justificatif médical / licence, donc l’organisateur doit conserver une copie.
Suivant l’affluence sur place et les moyens informatiques de saisie (un seul ordinateur ? plusieurs ?), des bulletins papiers peuvent demeurer nécessaire pour ne pas engorger les inscriptions sur place.
Enfin, il est conseillé d’en parler avant à onsinscrit.com afin de ne pas découvrir l’ensemble du procédé le jour même, dans le rush. Et de tester par exemple en s’ouvrant les inscriptions sur place temporairement pour tester.

Détection des doublons, incohérences de nom, prénom, sexe…

Détection des doublons, incohérences de nom, prénom, sexe…

Doublons d’inscription

Doublons, incohérences de noms...

Doublons, incohérences de noms…


L’espace organisateur vient de se doter d’un nouvel outil de détection de doublons potentiels de participants. Parfaits doublons ou dossiers similaires.
Par exemple, lorsqu’un participant crée un dossier (suite…)

Adhésions et événements particuliers : validation en deux temps des dossiers

Contrôle en amont des dossiers

Pour les événements un peu particuliers et les adhésions aux clubs/associations, la plateforme s’est enrichie d’une fonctionnalité particulière permettant d’ajouter une étape de validation manuelle des dossiers, par l’organisateur, afin de contrôler leur contenu.
Ainsi, un participant crée son dossier mais ne peut accéder tout de suite au paiement. L’organisateur est prévenu automatiquement qu’un nouveau dossier est à relire et devra aller l’accepter ou le refuser. Une fois accepté, le participant pourra donc reprendre à la phase de paiement, ajout des justificatifs etc.

Evidemment, cela n’a d’intérêt que sur des événements nécessitant obligatoirement un tel contrôle, soit car il y a un besoin de filtrage, soit pour des adhésions à des clubs, pour contrôler certains choix (impactant le prix par exemple), choix effectués par l’adhérent susceptible de se tromper.

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