Consulter l’historique des justificatifs refusés
Certif refusé
Mais pourquoi donc ? simplement car on trouve parfois des adeptes du photomontage.
L’Amicale des Fondus
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TÉMOIGNAGE
Jacques
L’Amicale des Fondus organisent un 10 et 20 km à Vouneuil Sous Biard, rassemblant plus de 1000 personnes.
« onsinscrit.com » ou l’essayer c’est l’adopter.
Organisateur de la course des 10 et 20km de vouneuil sous biard, nous souhaitions avec l’équipe basculer vers l’inscription en ligne.
C’est naturellement que nous avons validé le choix de onsinscrit.com
Nous avons eu la possibilité de tester à blanc l’inscription sur un site de test identique au site définitif.
Une fois sur l’interface la gestion organisateur est intuitive.
Pas besoin d’être un technicien réseau pour maitriser le site.
Le prix par coureurs reste raisonnable.Très satisfait de notre choix, nous renouvelons pour cette année l’opération
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Le Trail des 7 Hameaux
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TÉMOIGNAGE
Jacques
Le Trail des 7 Hameaux propose une course solo, une course par équipe en mode patrouille, une rando et une marche nordique. L’événement est organisé par l’EASQY, avec un peu plus de 1400 coureurs chaque année.
Le Trail des 7 Hameaux, c’est un 14 km ou un 27 km en vallée de Chevreuse, et un parcours de randonnée/marche nordique ! Autre réjouissance, nous proposons une formule patrouille sur le 27 km où un coureur parti seul est rejoint par un coéquipier à l’abbaye de Port-Royal.
Nous avons choisi le système d’inscription en ligne de « onsinscrit.com », pour sa simplicité d’utilisation, sa modularité et son efficacité. Il est très facile de valider en ligne les certificats médicaux et les autorisations parentales. L’export dans différents formats (dont celui de la FFA : LOGICA) s’effectue en un clic, l’accès aux dossiers et aux statistiques est immédiat. Et surtout, surtout la disponibilité de Jacques est sans faille !
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La Route des 4 Châteaux
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TÉMOIGNAGE
Jacques
La Route des 4 Châteaux aura bientôt 16 éditions derrière elle, 2900 coureurs chaque année. C’est le 1er client historique de « onsinscrit.com », celui pour qui tout est né.
En 2014, toutes nos places ont été vendues en … 11h et 5 minutes. Pas un dossier manqué, pas une erreur !
La solution onsinscrit.com répond complètement à nos attentes, et cela depuis l’origine (2012), quelques années après la mise en place de notre démarche éco-responsable avec l’arrêt des inscriptions papier.
En effet, en tant qu’organisation locale, depuis plus de 15 ans de deux évènements annuels de Course à pied et Trail (R4C et TDL), nous avons connu précédemment les difficultés de la gestion manuelle des inscriptions, la lourdeur de la validation des certificats médicaux et licences, et ce jusqu’au jour de la course, l’encaissement de la multitude de chèques etc.
L’outil « onsinscrit.com » facilite ainsi la vie des bénévoles de l’organisation à tous les niveaux, notamment :
- la validation par lots des certificats/licences postés sur le site par les coureurs (nous avons une équipe dédiée de quelques bénévoles qui dépilent à leur convenance en parallèle), ainsi très peu restent à présenter lors du retrait des dossards,
- le règlement par Carte Bleue des coureurs,
- la possibilité ensuite pour chaque inscrit (individuel ou club) d’imprimer un justificatif de paiement,
- le reversement chaque quinzaine de notre quote-part /Organisation, et la facilité du suivi comptable afférent,
- la réservation de places pour les clubs très présents sur nos courses, évitant ainsi une gestion difficile
Côté coureurs, ils peuvent réutiliser leurs informations d’inscription d’une course à l’autre, et suivre en temps réel chaque dossier.
Après quelques années d’utilisation, nous découvrons toujours plus de nouvelles fonctionnalités fournies par « onsinscrit.com », même si nous ne les utilisons pas toutes !
Notamment en matière de design, nous devrions mettre en œuvre quelques nouveautés (personnalisation du bandeau…) pour notre prochaine R4C 2015 du 22 novembre !
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Le Grand Prix des Clayes
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TÉMOIGNAGE
Jacques
Le Grand Prix des Clayes a vu son organisation bouleversée cette année (changement complet d’équipe) ; l’occasion d’un nouveau départ et le besoin de pouvoir déléguer certaines tâches, dont les inscriptions de ses 400 coureurs, répartis en plusieurs formules adultes et enfants.
J’ai repris cette année l’organisation du Grand Prix des Clayes, et je recommande l’utilisation de ce site à tous les organisateurs.
Un grand merci à Jacques Michau pour sa disponibilité, et son professionnalisme.
Le site est vraiment facile d’utilisation, et côté athlète, il est appréciable de vérifier son inscription, voire même, si l’organisateur le souhaite, la publication de la liste des inscrits, et l’attribution du dossard.
J’ai particulièrement apprécié la possibilité de pouvoir envoyer les mails groupés pour les certificats manquants.
Une aide précieuse à faire partager aux organisateurs !!!!
Sportivement,
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Tarifs dégressifs et autres réductions pour les inscriptions groupées (et clubs)
Favoriser les inscriptions groupées
Tarifs dégressifs
Certains organisateurs souhaitent faire bénéficier les clubs de tarifs dégressifs lorsqu'ils inscrivent un grand nombre de participants à la fois.
Avec "onsinscrit.com", c'est possible, de manière totalement automatisée, via le paramétrage de seuils de participation et de réductions en conséquence. Ces réductions peuvent être déclinées suivant les formules choisies - lorsqu'il y a plusieurs distances par exemple - bien évidemment.
Trois manières d'envisager les tarifs dégressifs
Trois modes de calcul sont possibles :
- soit tous les participants du groupe bénéficient d'une réduction passé un certain seuil de nombre d'inscrits (ou plusieurs seuils avec des réductions différentes)
- soit seuls les participants à partir du n-ième du groupe en bénéficient (là aussi, plusieurs seuils possibles), exemple : à partir du 11è inscrit, la réduction s'applique, mais pas au 10 premiers
- soit tous les participants du seuil indiqués, mais au contraire pas les suivants, exemple : réduction pour 10 personnes (et du coup pour les multiples 20, 30...) mais pas pour la 11è-19è d'un groupe qui n'atteint pas 20
Et dans tous les cas, il est possible de différencier les remises suivant les distances et aussi de ne comptabiliser que les inscrits d'une distance donnée pour savoir si un seuil s'applique. Exemple : dans un groupe de 19, il y a 11 inscrits sur un semi et 8 sur un marathon, avec une réduction dans les 2 cas pour des groupes de 10 par distance ; la réduction ici ne s'appliquera que pour le sous-groupe de 11.
Bien sûr, tout ceci se calcule automatiquement et figure dans le détail de l'inscription.
Contrôles d’options sur mesure
Contrôle d'options sur mesure
Le système d'options présent dans la solution "onsinscrit.com" vient de s'enrichir de la possibilité de contrôler n'importe quelle cohérence dans les choix (souvent dans les options) effectués par les coureurs, en bref, des options sur mesure.
Ainsi, des formules complexes telles que la vérification à la saisie qu'une composition d'équipe est "un adulte et un enfant de 8 à 13 ans" ou "2 enfants de 8 à 10 ans" ou "2 enfants de 11 à 13 ans" et pas une autre composition, peuvent être mises en place pour ces cas particuliers.
Cela assure aux organisateurs un fichier d'inscrits impeccable et aux coureurs un contrôle de certaines erreurs de saisie.
Encore un gain de temps pour les personnes en charge des inscriptions et du retrait des dossards.
Cette solution "sur mesure" vient compléter l'arsenal déjà très complet des options possibles dans "onsinscrit.com".
Interface GMCaP
Interface GMCAP
GMCaP
"onsinscrit.com" propose une interface complète avec GMCaP, le célèbre logiciel de chronométrage (http://www.gmevel.com/gmcap/).
GMCaP offre plusieurs possibilités pour intégrer les coureurs dans son logiciel :
- soit classiquement par export/import de fichiers d'inscrits
- soit en communiquant directement avec le prestataire d'inscription
C'est ce dernier mode qui a été retenu afin de proposer une solution totalement intégrée et facile à utiliser pour l'organisateur.
"onsinscrit.com" propose un fichier ".spi" (format défini par GMCAP) décrivant les différentes formules de courses de l'organisateur et servant à paramétrer automatiquement GMCaP pour établir un lien Internet entre les 2 outils.
1. Créez votre compétition grâce au fichier SPI
Double-cliquez le fichier SPI disponible dans l'espace organisateur (ou envoyez ce fichier à votre chronométreur)
GMCAP s'ouvre et initialise une compétition (fichier .cap) automatiquement avec vos différentes formules de courses :
Si le double-clic du .spi ne lance pas GMCAP, c'est un problème d'association de types de fichiers sur votre Windows, à ce moment là, lancez GMCAP normalement puis faites CTRL-ALT-I pour ouvrir un .spi (et non pas un .cap !)
2. Modifiez vos formules au besoin
On retrouve automatiquement les paramètres définis sur vos différentes courses / distances :
3. Importez vos coureurs
Ensuite, il suffit de choisir le menu d'import dans GMCAP directement :
GMCAP import automatique
4. Remontée des coureurs saisis localement / publication des résultats
Vous pouvez décider de saisir vos éventuelles inscriptions papier directement dans GMCAP, à condition d'utiliser votre course ".cap" initialisée avec le ".spi" (afin d'avoir le lien GMCAP<->onsinscrit.com !). Il est alors possible de remonter ces coureurs dans "onsinscrit.com" afin par exemple de les retrouver dans la liste d'inscrits.
Il suffit d'utiliser le menu adéquat :
GMCAP export vers onsinscrit.com
Le menu de publication des résultats permet de remonter les résultats (partiels pendant une course !) ou complets afin de les retrouver sur "onsinscrit.com". Sur le site de l'événement, vous obtenez alors automatiquement un tableau du scratch + par sexe + par catégorie et pour chaque distance ! Avec fonctions de filtres, recherches etc. La totale 🙂
ATTENTION : seuls les dossiers GMCAP de coureurs avec le champ "Payé" renseigné à "O" (oui) sont remontés. Les autres sont considérés comme non payés et ne doivent donc pas figurer sur la liste des inscrits.
Temps officiel / temps réel
GMCAP sait indiquer le temps réel en plus du reste. Il faut simplement définir un paramétrage particulier et l'indiquer à ONSINSCRIT.COM. Merci de contacter ONSINSCRIT.COM avant l'épreuve pour les explications techniques.
Ainsi, les 2 chronos seront remontés pour chaque coureur et disponible dans le tableau des résultats (et les diplômes finishers).
Fonctionnalités détaillées & limitations techniques
Seules les inscriptions payées dans onsinscrit.com iront alimenter GMCAP (avec l'information "Cotisation payée" cochée).
Toutes les informations que GMCAP sait gérer sont envoyées par "onsinscrit.com" lors des imports de coureurs dans GMCAP. Ainsi, les choix d'options de coureur (hormis la distance d'une course lorsqu'il y en a plusieurs) ne sont pas visibles dans GMCAP. Le statut du certificat / licence remonte, ainsi que le nom de club et numéro de club lorsqu'il est officiellement reconnu par la plateforme ( pour les licenciés FFA, FFTRI).
Détail important : les numéros de dossards affectés directement dans onsinscrit.com sont aussi repris dans GMCAP - s'ils sont numériques seulement (GMCAP ne les accepte pas sinon).
Enfin, dernièrement, l'état des autorisations parentales (lorsqu'il y en a sur un évènement donné à la demande de l'organisateur), remontent aussi, dans un champ détourné (et peu utilisé) de GMCAP.
Attention toutefois, lors d'imports successifs de coureurs, GMCAP ne repère que les modifications concernant le statut de paiement du dossier (uniquement s'il passe à "oui"), ainsi que le statut du certificat médical (uniquement s'il passe à "oui", là aussi). Attention donc, les modifications apportées dans onsinscrit.com peuvent ne pas être vues par GMCAP (bien que "onsinscrit.com" renvoie bien chaque coureur identifié de manière unique). Il convient de charger ses inscrits onsinscrit.com dans GMCAP au moment opportun (peu avant l'événement à priori).
Par contre, les inscriptions reprises à la main dans onsinscrit.com remontent dans la liste des inscrits sur onsinscrit.com, ce qui est pratique lorsque l'organisateur décide de la publier en live, via le module correspondant (cf. fonctions de l'organisateur). Cependant, il est impossible de modifier dans onsinscrit.com un coureur issu de GMCaP, là encore car il n'y a pas de traçabilité de ce coureur (et les informations d'un coureur sont plus complètes dans onsinscrit.com)
Les courses en équipe (ou relais ou ekiden) ne sont pas gérés directement dans GMCaP. Afin de simplifier la vie de l'organisateur pour des courses par équipe simple (pas ekiden avec passages multiples), les équipes dans onsinscrit.com sont envoyées dans GMCaP sous la forme d'un unique coureur, le nom de famille étant alors l'équipe et la liste des co-équipiers.
Enfin, si des inscrits dans GMCaP sont issus d'autres systèmes, ils sont considérés comme des dossiers GMCaP et donc remontent aussi dans "onsinscrit.com" avec les limitations citées précédemment.
Temps réels, diplômes finishers
Les tableaux de résultats affichent automatiquement le temps réel en plus du temps officiel si celui-ci est disponible (donné par le chronométreur). + d'infos ici.
Pour compléter le tableau, un diplôme finisher est automatiquement disponible pour chaque coureur ! cf. ici.
Analysez les erreurs de paiement
Certains coureurs voient parfois leurs transactions de paiement refusées. Lorsque la raison n'est pas triviale, le coureur peut être amené à demander à l'organisateur, ou à "onsinscrit.com", la raison du refus.
Le refus vient toujours de la banque et "onsinscrit.com" ne fait que remonter le statut indiqué par la banque.
Néanmoins, afin d'être plus rapide dans l'analyse et permettre au coureur de s'inscrire, une nouvelle fonction pour l'organisateur permet de lister les transactions refusées de toutes ses courses et d'avoir l'explication succincte de la banque, explication complétée par d'autres explications issues de l'expérience de ces refus par "onsinscrit.com.
De quoi agir plus vite.
Exemple :
